Roberta Cunha Andrade Azeredo
Diretora da Divisão de Consultoria
Nos termos do artigo 1.078, da Lei nº 10.406/02 (“Código Civil”), é obrigatório para todas as sociedades empresárias limitadas (“Limitada”) que os seus sócios se reúnam formalmente, no prazo de até 4 meses contados do término do exercício social, para deliberar sobre (i) a aprovação das contas dos administradores e das demonstrações financeiras, (ii) a destinação do lucro líquido do exercício e distribuição de dividendos, e (iii) eleição de seus administradores, se aplicável.
Via de regra, o exercício social de uma Limitada coincide com o calendário civil, fazendo com que o prazo para referida obrigação se encerre em 30 de abril de cada ano.
A deliberação poderá ser realizada por meio de Reunião de Sócios ou, caso a Limitada seja composta por mais de 10 sócios, por uma Assembleia de Sócios , cujas regras previstas no CC servem também para a Reunião, caso o contrato social não estabeleça disposições específicas.
Seguem abaixo algumas regras gerais e respectivos prazos previstos no Código Civil:
(i) Disponibilização de Documentos: No prazo de até 30 dias previamente à realização da Assembleia ou Reunião, devem ser disponibilizados para análise dos sócios os seguintes documentos: (a) o relatório da administração; e (b) demonstrações financeiras.
(ii) Prazo e Forma da Convocação. No prazo de até 8 dias previamente à realização da Assembleia ou Reunião, deverá ser publicado por 3 vezes o anúncio da convocação no (a) Diário Oficial da União ou do Estado; e, cumulativamente (b) em outro jornal de grande circulação, editado na localidade da sede da Sociedade.
(iii) Competência para Convocação. A Assembleia ou Reunião poderá ser convocada: (a) pelos administradores, nos casos previstos em lei ou no contrato social; (b) por qualquer sócio, caso os administradores atrasem por mais de 60 dias a convocação; (c) por sócio(s) representante(s) de mais de 1/5 do capital social, caso tenha(m) realizado pedido expresso e fundamentado ao administrador nesse sentido, e este não a tenha realizado no prazo de 8 dias; e (d) pelo conselho fiscal, se houver, caso os administradores atrasem por mais de 30 dias a convocação para a Reunião, ou em casos graves e urgentes.
(iv) Formalidades Posteriores. No prazo de 20 dias contados da realização da Assembleia ou Reunião, uma cópia autenticada pelos administradores ou pela mesa deverá ser arquivada no órgão de registro competente.
Há significativas exceções previstas no Código Civil que dispensam a obrigatoriedade de várias dessas obrigações, otimizando o procedimento e reduzindo custos para o cumprimento da obrigatória anual de aprovação de contas.
Sobre suas penalidades e efeitos, destacamos: (i) embora o Código Civil não fixe penalidade pecuniária, as deliberações violadoras da lei ou do contrato social tornam ilimitada a responsabilidade dos sócios que expressamente as aprovaram; e (ii) a devida aprovação formal das referidas contas, sem ressalvas, exonera os administradores de qualquer responsabilidade dos seus atos gerenciais praticados durante referido exercício social, exceto no caso de erro, dolo, fraude ou simulação.
No mais, lembramos que desde 2015, a JUCESP (Junta Comercial do Estado de São Paulo), através da Deliberação n.º 02/2015, seguida pelas respectivas autarquias de demais Estados, tais como Minas Gerais e Rio de Janeiro, tem exigido para as Limitadas consideradas de grande porte, nos termos da Lei nº 11.638/07, como condição para arquivamento do ato de aprovação das contas, a comprovação da publicação prévia de suas demonstrações financeiras.
No entanto, a Lei nº 11.638/07 não determinou expressamente a obrigatoriedade desta publicação, ensejando o questionamento judicial sobre a legalidade da exigência pelas Juntas Comerciais, resultando em inúmeras decisões favoráveis às Limitadas, permitindo o arquivamento do ato de aprovação de contas sem a necessidade de qualquer publicação dos documentos em questão.
Tendo em vista as diversas regras e respectivas exceções previstas no Código Civil, bem como a eventual necessidade de medida judicial para afastar a obrigatoriedade de publicação das contas das Limitadas, é essencial a participação dos advogados para que esta obrigação anual seja realizada devidamente nos termos legais, garantindo os efeitos desejados com maior celeridade, eficácia, e bem oportuna redução de custos.
